HRIS กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (ตอนที่ 3)

               สวัสดีค่ะท่านผู้อ่าน ครั้งที่แล้วเราคุยกันค้างไว้ที่ “การสรรหาบุคลากร” นะคะ คราวนี้เราจะมาคุยกันต่อในเรื่องที่ต่อเนื่องกันคือ “การคัดเลือกบุคลากร” กระบวนการตรงนี้เริ่มจากการได้ประวัติผู้สมัครมาในจำนวนที่เพียงพอแล้ว นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องใช้เครื่องมือต่างๆ มาเพื่อคัดเลือกผู้สมัครให้ได้ตามจำนวนที่องค์การต้องการแต่ไม่ใช่เน้นเพียงปริมาณ ต้องคัดเลือกผู้สมัครให้มีความรู้ ทักษะ ความสามารถ ประสบการณ์และคุณสมบัติตามที่องค์การต้องการด้วย ท่านผู้อ่านคงเห็นด้วยกับดิฉันว่าก่อนที่องค์การจะได้บุคลากรที่ดีและเหมาะสมกับองค์การเข้ามา องค์การต้องมีนักสรรหาและคัดเลือกบุคลากรมืออาชีพเสียก่อน น่าเสียดายมากที่บางองค์การมองข้ามความสำคัญตรงนี้ไปค่ะ ปล่อยให้การสรรหาและคัดเลือกพนักงานอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ที่ยังมีประสบการณ์ไม่เพียงพอที่จะวิเคราะห์ผู้สมัครเพราะการคัดเลือกผู้สมัครนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์

     7 เครื่องมือในการคัดเลือกบุคลากร

1. การสัมภาษณ์เบื้องต้น (PRELIMINARY INTERVIEW)
2. ใบสมัคร (APPLICATION FORM)
3. การทดสอบ (TEST)
4. การสัมภาษณ์ (INTERVIEW)
5. การตรวจสอบประวัติการทำงาน (REFERENCE CHECK)
6. การตรวจสุขภาพ (PHYSICAL EXAM)
7. ศูนย์การประเมิน (ASSESSMENT CENTER)


การสัมภาษณ์เบื้องต้น (PRELIMINARY INTERVIEW)

                 การสัมภาษณ์เบื้องต้นดำเนินการโดยนักบริหารทรัพยากรมนุษย์หรือนักสรรหาและคัดเลือกบุคลากรโดยมีวัตถุประสงค์ที่จะคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่ตรงกับความต้องการออกไปก่อนที่จะดำเนินการคัดเลือกในขั้นตอนต่อไปเพื่อลดเวลาและค่าใช้จ่าย หลายองค์การจะสัมภาษณ์เบื้องต้นก่อนที่จะให้ผู้สมัครกรอกใบสมัคร หรือ บางองค์การจะมีใบสมัคร 2 ชุด คือ ชุดย่อสำหรับการสัมภาษณ์เบื้องต้นและชุดเต็มสำหรับผู้สมัครที่ผ่านการสัมภาษณ์เบื้องต้น ในปัจจุบันผู้สมัครมักส่งประวัติผ่านทางเว็บไซด์ ก็อาจใช้ข้อมูลนี้สัมภาษณ์เบื้องต้นได้เลย บางตำแหน่งอาจใช้วิธีสัมภาษณ์เบื้องต้นทางโทรศัพท์ซึ่งประหยัดเวลาทั้งเวลาของผู้สัมภาษณ์และเวลาของผู้ถูกสัมภาษณ์ แต่อาจต้องเลือกเวลาในการโทรศัพท์สัมภาษณ์โดยเฉพาะผู้สมัครที่ยังทำงานอยู่ ถ้าโทรศัพท์สัมภาษณ์กันในชั่วโมงการทำงานผู้สมัครอาจไม่สะดวก แต่การโทรศัพท์สัมภาษณ์ช่วงค่ำก็เป็นดาบสองคมเหมือนกันนะคะ ดิฉันเคยคุยกับผู้สมัครหลายท่านโดยเฉพาะกลุ่ม Gen Y เขาบอกว่าทันทีที่ได้รับโทรศัพท์จากฝ่าย HR หลัง 1 ทุ่มไปแล้ว หรือ ในวันหยุด ผู้สมัครจะรู้สึกว่าที่องค์การนี้ต้องการคนที่อยู่ทำงานจนค่ำหรือทำงานในวันหยุด ซึ่งถ้าผู้สมัครไม่มีลักษณะการทำงานเช่นนั้น เขาก็จะปฏิเสธในใจไว้ก่อนตั้งแต่ยังไม่ได้คุยกัน แต่อาจเป็นข้อยกเว้นในสถานการณ์ปัจจุบันที่สภาพัฒน์คาดว่าอัตราการว่างงานในปีนี้มีแนวโน้มเพิ่มขึ้น 2.5 – 3.5% หรือว่างงานประมาณ 9 แสน ถึง 1.3 ล้านคน จากประมาณการกำลังแรงงานประมาณ 36.9 ล้านคนค่ะ สิ่งที่จะได้จากการสัมภาษณ์เบื้องต้น คือ

• ตรวจสอบว่าผู้สมัครมีความรู้และประสบการณ์ตรงกับความต้องการของตำแหน่งที่จะรับหรือไม่
• พิจารณาถึงความชัดเจนในการพูด ความสามารถและไหวพริบในการตอบคำถาม
• ฟังโทนเสียง กรณีโทรศัพท์สัมภาษณ์เบื้องต้น เช่น ตำแหน่ง Call Center พนักงานขายทางโทรศัพท์ ประชาสัมพันธ์ ฯลฯ
• พิจารณาในภาพรวมว่าบุคลิกภาพเหมาะสมกับตำแหน่งนั้นๆ หรือไม่ ผู้บังคับบัญชาบางท่านจะเจาะจงมาเลยว่านอกจากความรู้ ความสามารถและคุณสมบัติอื่นๆ ตามที่ระบุในเอกสารแล้ว เขายังต้องการลูกน้องที่มีบุคลิกแบบนี้ แบบนั้น หรือเกิดปีนี้ ปีนั้นอีกด้วย ฟังดูแล้วน่าเห็นใจนักสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
• ทราบความสะดวกในการหาที่ทำงานใหม่ เช่น จังหวัดหรือพื้นที่ที่ไม่สะดวกในการทำงาน ทำงานเป็นกะได้หรือไม่ ผู้สมัครบางคนจะบอกเลยว่าไม่สะดวกทำงานในจังหวัดนั้นจังหวัดนี้ หรือ ผู้สมัครในตำแหน่งพนักงานขายต่างจังหวัดหลายคนจะระบุเลยว่าไม่สะดวกไปทำงานภาคใต้ ในขณะที่บางคนมีภูมิลำเนาอยู่ภาคเหนือ แต่ต้องการไปทำงานภาคใต้ ฯลฯ

               ถ้าผู้สมัครมีคุณสมบัติที่พอจะเหมาะสมตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ นักสรรหาและคัดเลือกบุคลากรจะนัดหมายให้ผู้สมัครเข้ามาเพื่อทำการคัดเลือกด้วยเครื่องมืออื่นๆ ต่อไป (กรณีสัมภาษณ์เบื้องต้นทางโทรศัพท์) จะเห็นว่าหากมีการเตรียมคำถามดีๆ การสัมภาษณ์เบื้องต้นจะช่วยกรองผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมซึ่งกันและกันออกไปได้จำนวนหนึ่ง  
  

ใบสมัคร (APPLICATION FORM)

                ผู้สมัครที่ผ่านการสัมภาษณ์เบื้องต้นจะกรอกรายละเอียดต่างๆ ลงในใบสมัครซึ่งอาจเป็นการเขียนหรือเป็นการคีย์ในคอมพิวเตอร์ ใบสมัครจะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการคัดเลือกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หาก นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้กำหนดคะแนนไว้ในแต่ละส่วนของใบสมัครให้สอดคล้องกับ JOB DESCRIPTION และ JOB SPECIFICATION หรือ JOB PROFILE ซึ่งเรียกว่า “ใบสมัครถ่วงน้ำหนัก” คล้ายที่ใช้ในการรับนักศึกษาปริญญาโทในบางมหาวิทยาลัย หรือ บางสถาบันการศึกษา ในบางองค์การอาจสร้างใบสมัครถ่วงน้ำหนักไว้ในระบบ เมื่อผู้สมัครคีย์ข้อมูลในใบสมัครเสร็จ จะได้คะแนนออกมา คะแนนนี้จะแสดงว่าผู้สมัครท่านนี้มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งที่สมัครเพียงใด ข้อมูลที่ผู้สมัครต้องแจ้งไว้ในใบสมัคร คือ รายละเอียดส่วนตัว รายละเอียดเกี่ยวกับการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน นอกจากนี้ผู้สมัครต้องเตรียมเอกสารสำคัญต่างๆ และรูปถ่ายให้พร้อมด้วย

การทดสอบ (TEST)

                ในอดีตองค์การขนาดเล็กอาจมีข้อจำกัดในการใช้แบบทดสอบเป็นเครื่องมือสำหรับคัดเลือกผู้สมัครเนื่องจากค่อนข้างมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ในปัจจุบันนักบริหารทรัพยากรมนุษย์สามารถหาซื้อแบบทดสอบในราคาไม่สูงได้ หรืออาจหาได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายจากฟรีเว็บไซด์   ดิฉันเคยเห็นนักบริหาร HR ให้ผู้สมัคร ที่ผ่านการคัดเลือกในขั้นตอนอื่นๆ แล้ว ทำแบบทดสอบบุคลิกภาพ แบบทดสอบทัศนคติ หรือแบบทดสอบ IQ จากฟรีเว็บไซด์ เมื่อทำเสร็จก็จดคะแนนและอ่านผลวิเคราะห์จากเครื่องเลย เนื่องจาก print และ download ไม่ได้ หรือบางท่านก็ออกแบบทดสอบเองโดยไปเข้าคอร์สเรียนวิธีการสร้างแบบทดสอบและอ่านตำราเพิ่มเติม ดิฉันคิดว่าการจัดหาแบบทดสอบต่างๆ ให้เหมาะสมกับตำแหน่งและองค์การไม่น่ามีปัญหา ๆ น่าจะอยู่ที่มีเวลาเพียงพอที่จะทำหรือไม่เพราะการออกแบบทดสอบต้องใช้เวลาพอสมควร ต้องตรวจสอบว่าแบบทดสอบนั้นสามารถใช้ได้ตามวัตถุประสงค์หรือไม่   ปัจจุบันนักบริหารทรัพยากรมนุษย์มักถูกพันธนาการด้วยงานประจำวัน การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า จนไม่มีเวลาเพียงพอที่จะคิดสิ่งใหม่ๆ หรือวางแผนกลยุทธ์ได้

นโยบายการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรของบางองค์การระบุไว้ชัดเจนว่าผู้สมัครงานในตำแหน่ง หรือกลุ่มตำแหน่งใดต้องทำแบบทดสอบเรื่องใดบ้าง และต้องได้คะแนนเท่าใดจึงจะถือว่าสอบผ่าน แบบทดสอบที่นิยมใช้กันในปัจจุบันมีค่อนข้างหลากหลาย เช่น

• แบบทดสอบบุคลิกภาพ
• แบบทดสอบทัศนคติ
• แบบทดสอบความเป็นหัวหน้างาน
• แบบทดสอบความรู้ในงานนั้นๆ
• แบบทดสอบความสามารถทางสติปัญญา เป็นการวัดความสามารถด้านการใช้เหตุผลซึ่งสามารถทำนายผลการปฏิบัติงานได้ดีทีเดียว ใช้ได้กับทุกตำแหน่งและทุกระดับ
• แบบทดสอบความรู้ทางคณิตศาสตร์
• การทดสอบทักษะต่างๆ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ การใช้ภาษา การซ่อมเครื่องจักร ฯลฯ

การสัมภาษณ์ (INTERVIEW)

                การสัมภาษณ์มี 2 แบบคือการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างและการสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างมีประสิทธิภาพมากกว่าการสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง นอกจากนี้ยังนิยมใช้ COMPETENCY ทั้ง CORE COMPETENCY (ขีดความสามารถหลัก) และ JOB COMPETENCY (ขีดความสามารถตามตำแหน่งงาน) มากำหนดคำถามเพื่อสัมภาษณ์งาน ซึ่งเรียกว่า “COMPETENCY – BASED INTERVIEW” การสัมภาษณ์ลักษณะนี้ต้องการวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้สมัครเพื่อพยากรณ์ว่าผู้สมัครคนใดน่าจะประสบความสำเร็จในการทำงานมากกว่าคนอื่นหากองค์การรับเข้ามาทำงาน

การตรวจสอบประวัติการทำงาน (REFERENCE CHECK)

                การตรวจสอบประวัติการทำงานคือการตรวจสอบข้อมูลจากบุคคลอ้างอิงซึ่งเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากเพราะปกตินักสรรหาและคัดเลือกบุคลากรจะใช้ข้อมูลที่ได้จากผู้สมัครในการประเมินผู้สมัคร และไม่มีหลักประกันใดๆ ที่จะให้ความมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเป็นจริง น้องๆ นักบริหาร HR เล่าให้ฟังว่าผู้สมัครของเขาปลอมแปลงเอกสาร คือหนังสือรับรองการผ่านงานและรับรองเงินเดือน จนต้องฟ้องร้องดำเนินคดีกัน   การตรวจสอบประวัติการทำงานจะมีประโยชน์มากขึ้นถ้าใช้วิธีเดียวกับการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง และเพื่อไม่ให้เป็นการทำร้ายผู้สมัครก็ไม่ควรสอบถามไปยังบุคคลในองค์การที่ผู้สมัครยังทำงานอยู่เพราะอาจทำให้ผู้สมัครได้ออกจากงานตามปรารถนาเร็วขึ้นได้ บางองค์การจะตรวจสอบประวัติหลังจากที่เขารับผู้สมัครเป็นพนักงานทดลองงานแล้วโดยเขาจะส่งเอกสาร “ลับ” ไปถึงผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ในองค์การที่ผู้สมัครระบุไว้ ในเอกสารจะสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่ง อัตราเงินเดือน หรือ รายได้ล่าสุด รวมทั้งให้ประเมินคุณสมบัติบางประการของพนักงานคนนั้นด้วย เช่น การประสานงานกับผู้อื่น ความไว้วางใจได้ ฯลฯ

และมีซองติดแสตมป์ไว้ให้พร้อม

การตรวจสุขภาพ (PHYSICAL EXAM)

                นักบริหารทรัพยากรมนุษย์มักจะกำหนดให้ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกได้รับการตรวจสุขภาพตามที่องค์การได้กำหนดไว้   มักมีคำถามว่าทำไมต้องตรวจสุขภาพด้วย การตรวจสุขภาพช่วยให้องค์การสบายใจได้ว่าผู้สมัครคนนั้นเป็นผู้ที่มีสุขภาพพร้อมที่จะปฏิบัติหน้าที่ได้ ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการเรียกร้องให้องค์การจ่ายค่าชดเชยในภายหลังโดยอ้างว่าเขามีสุขภาพไม่ดี อันเนื่องมาจากการทำงาน เช่น หูตึง หรือ ไม่ได้ยินเพราะทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดังเกินมาตรฐานโดยไม่มีเครื่องมือป้องกัน และที่สำคัญก็เพื่อป้องกันโรคติดต่อ   ผู้สมัครบางคนอาจเป็นโรคสามารถติดต่อถึงผู้อื่นได้ นับเป็นการป้องกัน มิใช่ต้องตามแก้ปัญหาภายหลัง

ศูนย์การประเมิน (ASSESSMENT CENTER)

                เครื่องมือนี้มักใช้กับผู้สมัครในตำแหน่งบริหารเพราะเป็นเครื่องมือในการคัดเลือกที่ค่อนข้างยุ่งยาก เสียค่าใช้จ่ายสูงกว่าเครื่องมืออื่นๆ รวมทั้งมีข้อจำกัดเรื่องเวลาเพราะต้องนัดผู้สมัครมาพร้อมๆ กันเพื่อหาคนที่เหมาะสมที่สุด เงื่อนไขของการใช้เครื่องมือนี้ก็คือ ต้องใช้เครื่องมือหลายๆ อย่าง (MULTIPLE METHODS) เช่น อาจเริ่มด้วยการทำแบบทดสอบต่างๆ การสัมภาษณ์ และในเครื่องมือเหล่านี้ต้องมีเรื่องการจำลองสถานการณ์ (SIMULATIONS) แบบต่างๆ อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือ หลายๆ อย่าง เช่น การฝึกหัดแก้ปัญหาการบริหารที่กองสุมรวมกัน (IN-BASKET EXERCISE) รายงานโดยการพูด (ORAL REPORT) การประชุมโดยไม่มีหัวหน้า (LEADERLESS MEETING) การแสดงบทบาทสมมุติ (ROLE PLAYING) นอกจากนี้บางองค์การยังใช้ ASSESSMENT CENTER ในการหาตัวตายตัวแทน (SUCCESSOR) ด้วย

การทดลองงาน (PROBATION)

                ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกจะได้รับบรรจุให้เป็นพนักงานทดลองงาน และการทดลองงานยังถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการกระบวนการคัดเลือกบุคลากรและเป็นขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพราะเป็นช่วงเวลาที่ผู้บังคับบัญชาจะได้เห็นผีไม้ลายมือของผู้สมัครในสภาพแวดล้อมขององค์การ ในขณะเดียวกันผู้สมัครหรือพนักงานใหม่ก็จะได้ประเมินตนเองด้วยว่าสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้หรือไม่ และปรับตัวเข้ากับบ้านใหม่ได้หรือไม่ ท่านผู้อ่านคงคุ้นกับคำ 2 คำนี้นะคะ

1. A PERSON – JOB FIT หรือที่มักเรียกกันว่า “ P-J FIT ” หมายถึงคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงาน
2. A PERSON – ORGANIZATION FIT หรือที่มักเรียกกันว่า “ P-O FIT ” หมายถึงคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับองค์การ

                 เหตุผลหนึ่งที่พนักงานใหม่ไม่ผ่านการทดลองงานคือเขาไม่สามารถปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ ทั้งๆ ที่เป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถสูง มีบุคลิกภาพดี เรื่องนี้ทำให้หลายท่านต้องชั่งใจว่าระหว่าง “ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงาน” และ “ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับองค์การ” ท่านจะเลือกใครเมื่อมีความจำเป็นต้องเลือก สิ่งที่ต้องเตรียมให้พนักงานทดลองงานคือ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (ORIENTATION) นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ควรใช้โอกาสนี้เป็นช่องทางการสื่อสารกับพนักงานใหม่ในเรื่องต่างๆ เช่น แนะนำพนักงานใหม่ให้ทราบความเป็นมาขององค์การ ผู้บังคับบัญชาในระดับต่างๆ การแบ่งสายการบังคับบัญชา กฎระเบียบต่างๆ ซึ่งอาจสรุปได้ว่า เป็นการแนะนำให้พนักงานใหม่ได้ทราบสิทธิและหน้าที่ของตนเองในฐานะพนักงานคนหนึ่งในองค์การ เทคนิคอยู่ที่ “ทำอย่างไรให้พนักงานใหม่เกิดความอบอุ่นใจ และสามารถปรับตัวเข้ากับบ้านใหม่ได้ง่ายขึ้น” เมื่อเสร็จสิ้นการปฐมนิเทศพนักงานใหม่แล้ว นักบริหาร HR จะส่งตัวพนักงานใหม่ไปให้ผู้บังคับบัญชาเพื่อจะแนะนำเกี่ยวกับรายละเอียดของงาน วิธีการปฏิบัติงาน เป้าหมายงาน ฯลฯ

                โดยปกติระยะเวลาทดลองงานจะไม่เกิน 120 วันตามที่ พรบ.คุ้มครองแรงงานกำหนดไว้ แต่ในทางปฏิบัติผู้บังคับบัญชาหลายท่านจะมาเจรจาต่อรองกับฝ่าย HR เพื่อขอยืดเวลาการทดลองงานออกไปโดยให้เหตุผลว่าผลงานยังไม่ได้ตามมาตรฐานแต่อยากให้โอกาสพนักงานซึ่งนักบริหาร HR ต้องอธิบายเรื่องค่าชดเชยให้ผู้บังคับบัญชาเข้าใจอีก

                นับว่าการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรเป็นการเปิดโอกาสให้องค์การมีคนที่มีศักยภาพเพื่อมาสร้างงานคุณภาพต่อไป จึงน่าจะมองว่าทรัพยากรที่ใช้ไปในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรไม่ใช่ค่าใช้จ่ายแต่เป็นการลงทุนเพื่อให้องค์การมีศักยภาพในการดึงดูดคนที่มีความสามารถสูงเข้ามาช่วยสร้างสรรค์ผลงานทั้งสำหรับงานในปัจจุบันและงานในอนาคต   หากองค์การมีโนบายไปในทิศทางนี้ ฝ่าย HR จะมีโอกาสในการหาเครื่องมือหลายๆ อย่างเพื่อมาช่วยในการคัดเลือกบุคลากร เพราะการคัดเลือกบุคลากรก็คือการทำนายให้ได้ว่าผู้สมัครคนใดจะสามารถปฏิบัติงานได้ดีกว่าเมื่อองค์การรับมาทำงาน…….คราวหน้าเราจะมาคุยกันเรื่องกิจกรรมการ บริหารทรัพยากรมนุษย์เพื่อ “การรักษาและการพัฒนาบุคลากร” นะคะ และจะเป็นตอนจบของ “HRIS กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์” หลังจากนั้นเราจะได้มาคุยกันในเรื่อง HRIS ค่ะ